Co zrobić z niezapłaconymi fakturami?

Co zrobić z niezapłaconymi fakturami

Eskalacja zatorów płatniczych-niechlubny trend we współczesnej gospodarce. Czy wiesz co zrobić z niezapłaconymi fakturami?

Problem nieuregulowanych na czas należności gospodarczych dotyka coraz większą ilość krajowych przedsiębiorców. Zgodnie z wynikami badań przeprowadzonych przez Krajowy Rejestr Długów i Konferencję Przedsiębiorstw Finansowych w Polsce, począwszy od III kwartału ubiegłego roku znacząco zwiększył się odsetek firm deklarujących, iż zatory płatnicze są dla nich problemem. W tej grupie szczególnie symptomatyczny jest przyrost przedsiębiorstw, których 50% i więcej faktur jest niespłacanych terminowo lub wcale. Co zrobić z niezapłaconymi fakturami przez Kontrahentów? Nawet najlepszą firmę ostatecznie pogrąży brak płynności finansowej. Jak nie dopuścić do tego, aby faktury pozostawały niespłacone? Jak mitygować ryzyko powstania zatoru płatniczego? Czy są metody uniknięcia groźby niewypłacalności kontrahenta? Każde przedsiębiorstwo stosujące odroczoną płatność za sprzedane towary lub usługi musi zadawać sobie tym podobne pytania.

Zanim mleko się rozleje – niedoceniona rola prewencji „antydługowej”.

„To świetny klient. Tylko nie płaci” – niezależnie od relacji łączących wystawcę i odbiorcę faktury, nazywanie dłużnika dobrym klientem to oksymoron. Co jednak zrobić, aby żaden z naszych klientów nie przeszedł szybkiej metamorfozy w niepożądanego dłużnika? Obecnie trudno już wyobrazić sobie sprawnie zarządzane przedsiębiorstwo handlowe lub usługowe bez wdrożonej polityki kredytu kupieckiego. A podstawowymi narzędziami tejże polityki jest, chociażby rating klientów i ich klasyfikacja pod kątem ryzyka niespłacalności. Taką estymację można oprzeć na sprawdzaniu potencjalnych kontrahentów w bazach biur informacji gospodarczej. W BIG-ach znajdą się bowiem istotne dla oceny wiarygodności płatniczej danej firmy wzmianki, zarówno o spłaconych zobowiązaniach i ewentualnym opóźnieniu w tej spłacie, jak i jej braku. To samo dotyczy rekordów opublikowanych na licznych giełdach wierzytelności, gdzie warto sprawdzić, czy wśród ofert zbycia należności nie pojawia się nasz potencjalny partner biznesowy w niewdzięcznej roli podmiotu zobowiązanego do spłaty w pełni wymagalnego zadłużenia.

Doniosłość tych zapisów, dostępnych online, jest nie do przecenienia. Potencjalny klient, który w świetle raportu zaciągniętego z dostępnych dla przedsiębiorców biur informacji gospodarczej wypada negatywnie, najprawdopodobniej nie będzie dla nas dobrą partią.
Gdyby tylko ta sama zasada działała jeszcze w przeciwną stronę… Niestety nie każdy przedsiębiorca wolny od brzemienia negatywnych wpisów w BIG, czy niewidniejący, nawet historycznie, na żadnej z dostępnych w Internecie giełd długów, okaże się solidnym, uczciwym i rzetelnym płatnikiem zobowiązań. Stąd rola tzw. pozytywnej historii finansowej w biurach informacji gospodarczej, czyli wpisów o spełnionych zobowiązaniach i ich terminowości. Na razie nie jest ona jednak wystarczająco rozpowszechniona. Zachodzi zatem potrzeba pogłębionej analizy faktycznej sytuacji rynkowej, finansowej, majątkowej danej firmy i tzw. beneficjenta rzeczywistego firmy, czyli mówiąc krótko osoby fizycznej, sprawującej kontrolę nad danym przedsiębiorstwem lub czerpiącej korzyści z działalności takiego podmiotu.

Zanim powiemy sakramentalne ‘tak’ dla udzielenia klientowi kredytu kupieckiego, warto prześwietlić jego wiarygodność dostępnymi metodami, zaczynając chociażby od Internetu i opinii o danej firmie autorstwa jej klientów, kontrahentów i pracowników. Również brak jakichkolwiek danych o konkretnej firmie w Internecie będzie znamienny. Wszystko po to, aby uniknąć tzw. ‘fraudu’, czyli wyłudzenia świadczenia na szkodę naszej firmy przez kogoś, kto w gruncie rzeczy tylko podszywa się pod legalnie działające przedsiębiorstwo. Więcej na ten temat piszemy w artykule „Jak sprawdzić kontrahenta„.

Faktura już wystawiona i pozostaje tylko czekać na zapłatę. Jednak co z płynnością finansową?

Gdy uda się już z powodzeniem zrealizować transakcję z prześwietlonym, uprzednio zweryfikowanym kontrahentem, należy uzbroić się w cierpliwość i czekać na terminowy wpływ zapłaty za dostarczone towary lub usługi. Niestety zaskakująco dużo firm, włącznie z tymi o wydawałoby się świetnej reputacji rynkowej, nie płaci swoich zobowiązań na czas.

Co słyszymy, gdy w końcu zdecydujemy się nieśmiało dopytać o losy naszej zaległej faktury?

  • „Pan Prezes akceptuje u nas wszystkie płatności, ale właśnie wyruszył na 3 tygodniowy urlop”.
  • „Nasza księgowa jest na zwolnieniu lekarskim. Jak wyzdrowieje, to wtedy zleci wszystkie przelewy”.
  • „Nie zapłacił nam jeszcze nasz kontrahent, więc trzeba będzie poczekać aż wpłyną środki na pokrycie Państwa należności”.

Zgódźmy się co do tego, że wszystkie takie wymówki nie powinny usprawiedliwiać stanu pogłębiającego się opóźnienia w zasadnej płatności na naszą rzecz. Sami się tak nie tłumaczmy i nie tolerujmy podobnego procederu u innych kontrahentów. Tylko stanowczą postawą wierzycielską, ale i solidnością w regulowaniu własnych zobowiązań możemy wspólnym wysiłkiem systematycznie, żmudnie, krok po kroku podnosić wstydliwy poziom dyscypliny płatniczej w naszym kraju.

Zanim jednak otrzymamy wyczekiwaną zapłatę, po drodze do zainkasowania przelewu może pojawić się u nas problem niewystarczającej płynności finansowej. Jest wiele rentownych biznesów, które upadają, gdyż w pewnym kluczowym momencie zabrakło środków obrotowych w postaci gotówki na pokrycie bieżących wydatków. Remedium na brak środków pieniężnych w firmie jest niewątpliwie faktoring.
Faktoring to instrument odmienny od finansowania dłużnego w postaci kredytu bankowego, najczęściej wybieranego przez polskiego przedsiębiorcę. Praktycznie nie uległ istotnym zmianom od lat pięćdziesiątych ubiegłego wieku, gdy stał się narzędziem międzynarodowej ekspansji wielkich koncernów z USA. Obecnie faktoring wcale nie jest już rozwiązaniem finansowym zastrzeżonym wyłącznie dla dużych, zagranicznych przedsiębiorstw o wielomilionowych obrotach. Świat finansów, również B2B, przenosi się do Internetu, a to wszystko po to, aby ułatwić klientowi dostęp do atrakcyjnych rozwiązań w postaci szybkiego upłynnienia gotówki zamrożonej w fakturach o odroczonym terminie płatności.

Jednym z dostawców usług faktoringowych drogą online jest Credstep Poland – spółka specjalizująca się w finansowaniu wierzytelności gospodarczych, wchodząca w skład szwedzkiej grupy kapitałowej Savelend. Jak więc wygląda faktoring po szwedzku? To prosty i transparentny kontrakt, na mocy którego wystawca faktury przenosi swoją wierzytelność handlową na faktora (Credstep), który w zamian wypłaca wystawcy równowartość tej faktury, po pomniejszeniu o relatywnie nieduże dyskonto – czyli zarobek samego faktora. Sprzedawca towarów lub usług dostaje więc środki pieniężne od razu, bez konieczności oczekiwania na to kiedy (i czy) jego kontrahent ureguluje swoje zobowiązanie. Z kontrahentem będzie się bowiem rozliczał w stosownym momencie faktor, jako nowy, wtórny wierzyciel z tytułu zrealizowanej dostawy towarów lub usług.

Schemat faktoringu w wydaniu Credstep został celowo uproszczony z myślą o potrzebach polskich mikro przedsiębiorców, ceniących sobie czas, transparentność i dostępność usługi. W końcu każda mała i średnia firma, bez względu na formę organizacyjno -prawną, w jakiej działa oraz długość swojej aktywności rynkowej, może skorzystać z bezdyskusyjnych walorów finansowania w formule faktoringu.
Faktoring spełnia więc dwa zadania: płynnościowe, w postaci zamiany należności handlowych na gotówkę dla wystawcy faktury, oraz gwarancyjne – poprzez zapewnienie płatności za zrealizowaną dostawę towarów lub usługi, bez względu na to, czy odbiorca faktury ureguluje swoje zobowiązanie terminowo, czy nie.

Dwóm kategoriom przedsiębiorstw zdecydowanie warto bowiem płacić w terminie – faktorom oraz firmom windykacyjnym. Te ściśle współpracujące ze sobą grupy przedsiębiorstw z branży usług finansowych są profesjonalistami w zakresie ściągania należności i dysponują arsenałem odpowiednich narzędzi wierzycielskich, aby wyegzekwować spłatę zobowiązań nawet od najbardziej opieszałych kontrahentów.

Przeterminowana faktura – zleć sprawę odzyskania należności profesjonalistom!

Upływ terminu należności stwierdzonej fakturą praktycznie uniemożliwia skorzystanie z faktoringu w klasycznej formie, co jednak nie oznacza, że jej wystawca jest skazany wyłącznie na dobrą wolę swojego kontrahenta. Konieczne jest szybkie zareagowanie na odnotowane opóźnienie.
Wobec opornych dłużników warto zastosować swoistą sankcję, w jaką wyposażyła krajowych przedsiębiorców ustawa z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych. Na warunkach określonych w jej przepisach, wierzyciel-przedsiębiorca może w stosunkach B2B obciążyć swojego dłużnika kwotą odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych, naliczonych od dnia uchybionej płatności aż do dnia faktycznego uregulowania długu. Poza tym, na podstawie art. 10 wyżej powołanej ustawy, wierzycielowi przysługuje roszczenie o zapłatę rekompensaty za koszty odzyskiwania należności, którą w obecnym stanie prawnym stanowi ekwiwalent 40 euro, według średniego kursu euro ogłoszonego przez NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne. Niepłacenie zobowiązań na czas nie powinno zostać bezkarne, zwłaszcza gdy nie przewidujemy już dalszej współpracy z niesolidnym kontrahentem.

Monity, pisemne, e-mailowe i sms-owe wezwania do zapłaty, telefony upominawcze czy pisma przedsądowe stanowią kanon reakcji każdego wierzyciela. Nie da się jednak ukryć, że przedsięwzięcie całego szeregu takich działań, włącznie z czynnościami procesowymi przed sądem i komornikiem, zajmuje wierzycielowi – przedsiębiorcy bardzo dużo czasu, środków i wysiłków.

Na tym etapie warto pomyśleć o zleceniu ściągnięcia należności profesjonalistom. Payhelp – dostawca nowatorskiej usługi inkaso zlecanej drogą online – i stojąca za nim spółka BEST S.A., gigant krajowego rynku windykacyjnego, oferują wszystkim przedsiębiorcom sprawne rozwiązanie problemu nieuregulowanych, wymagalnych należności. Proces windykacyjny w wykonaniu zawodowych specjalistów od odzyskiwania należności jest przeprowadzany w optymalny sposób – bez nadmiernego angażowania wierzyciela i za honorarium prowizyjne, liczone niewielkim procentem wartości powierzonej sprawy. Przejrzysty, intuicyjny interfejs dostępny na stronie Payhelp umożliwia ekspresowe zlecenie usługi inkasa i niezwłoczne uruchomienie procedury ściągnięcia zaległości, włącznie z etapem sądowym i egzekucyjnym. Wsparcie prawne ze strony dedykowanych ekspertów jest nieocenione na etapie walki o odzyskanie pieniędzy. Wraz z renomowanym partnerem u boku łatwiej będzie tę walkę wygrać.