Nota obciążeniowa dla dłużnika

Czym jest nota obciążeniowa?
payhelp small logo

Nota obciążeniowa to dokument wystawiany przy obciążaniu dłużnika odsetkami za opóźnienie w płatnościach lub karami umownymi za niedotrzymanie warunków umowy.

Czym jest nota obciążeniowa?

Nota obciążeniowa umożliwia wierzycielowi uzyskanie rekompensaty za koszty poniesione w związku z egzekucją należności. Notę obciążeniową stosuje się przy transakcjach, które nie podlegają opodatkowaniu VAT. Wierzyciel może zająć się ściąganiem kwoty osobiście albo zlecić zewnętrznej firmie windykacyjnej.

Kiedy wystawia się notę obciążeniową?

Notę obciążeniową można wystawić, gdy dłużnik spóźnia się z uregulowaniem należności, a wierzyciel żąda odsetek za czas owego opóźnienia. Nota obciążeniowa dotyczy też przypadku, gdy kontrahent błędnie lub nienależycie wykonał zobowiązanie. Wierzycielowi należy się wtedy zadośćuczynienie w postaci kary umownej (o wartości nie niższej ani nie wyższej niż ta ustalona wcześniej w umowie).

Co istotne, nie ma tu znaczenia, czy dłużnik spóźnia się z uregulowaniem zobowiązań z powodu niezależnych od siebie okoliczności, ani też czy wierzyciel przez opóźnienie poniósł jakąkolwiek szkodę. Notę obciążeniową można wystawić niezależnie od tych sytuacji.

Jak powinna wyglądać nota obciążeniowa?

Prawo nie precyzuje dokładnego wzoru noty obciążeniowej. Warunkiem zastosowania noty obciążeniowej w zapisach w księgach rachunków jest jednak zawarcie w niej konkretnych danych. Są to: rodzaj i numer identyfikacyjny dowodu, dane stron umowy, opis i wartość operacji oraz data jej dokonania (ew. też data sporządzenia dowodu, jeśli jest inna niż data operacji). W przypadku wartości w walucie obcej nota obciążeniowa podaje przeliczenie na złote według kursu z dnia wystawienia dokumentu.

Notę obciążeniową należy wystawić w co najmniej dwóch egzemplarzach, po jednym dla dłużnika i wierzyciela. Nota obciążeniowa nie wymaga podpisów obu stron, nie musi być zatem dostarczona i przyjęta w wersji papierowej – można ją również przekazać za pośrednictwem e-maila. Wierzyciel może, ale nie musi, wymagać odesłania listownie podpisanej kopii.

Sprawdź również: Windykator – kim jest i co może zrobić?

Czy wierzyciel musi osobiście zająć się egzekucją długu?

Opieszali kontrahenci to w przedsiębiorczości bardzo częsty problem. Ponaglanie kolejnych dłużników i czekanie na reakcję z ich strony nie sprzyja skupianiu się na rozwoju firmy. Aby zaoszczędzić czas i energię, najlepiej jest więc przekazać zadanie profesjonalnej firmie windykacyjnej. Doświadczeni specjaliści od windykacji doprowadzą do odzyskania należności nie tylko szybciej, ale i skuteczniej niż sam przedsiębiorca. Co więcej, zapewnią szybsze uzyskanie przez wierzyciela ustawowej rekompensaty, która wyrówna lub złagodzi koszty wynajęcia profesjonalnej firmy windykacyjnej. Warto także zapoznać się z ofertą windykacji online.

Jaka rekompensata przysługuje wierzycielowi?

Już od pierwszego dnia po upływie terminu zapłaty dłużnik zostaje automatycznie obciążony rekompensatą, czyli formą odszkodowania dla wierzyciela. Jest ona niezbywalna i przysługuje wierzycielowi za koszty poniesione w ramach odzyskiwania długów, w tym koszt zlecenia skutecznej windykacji profesjonalnej firmie. Nie podlega ona VAT. Co więcej, jej wartość jest zryczałtowana, wierzyciel nie ma więc obowiązku dokumentacji jakichkolwiek kosztów dochodzenia zapłaty. Rekompensata nie służy bowiem do wyrównania szkody, ale jest formą kary umownej.

Z dniem 1.01.2020 nastąpiła korzystna dla wierzycieli zmiana postanowień dotyczących wysokości rekompensat. Zamiast ryczałtu 40 euro bez względu na wysokość długu jak dotychczas, teraz istnieją trzy progi wartości długu i odpowiadające im rekompensaty:

  1. 40 euro – przy roszczeniu nie przekraczającym 5 000 złotych
  2. 70 euro – przy roszczeniu wyższym od 5 000 złotych, ale niższym niż 50 000 złotych
  3. 100 euro – przy roszczeniu równym lub wyższym od 50 000 złotych.

Rekompensaty te nie sumują się. Przelicza się je zaś na złote wedle średniego kursu euro NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym stało się wymagalne świadczenie. (Uwaga: Do transakcji zawartych przed 1.01.2020 – czyli do dn. 31.12.2019 włącznie – stosuje się stare przepisy.)

Nota księgowa jako koszt uzyskania przychodu

Prawidłowo wystawiona nota księgowa może zostać ujęta w księgach rachunkowych przychodów i rozchodów jako koszt uzyskania przychodu. Informacje na ten temat znajdują się w rozporządzeniu Ministra Finansów z dn. 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia KPiR. Określa ono, iż podstawą odliczeń mogą być określone w tekście jednolitym tzw. inne dowody księgowe, wśród których znajdują się też noty obciążeniowe. Potwierdzeniem tego faktu jest interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach nr IBPBI/1/415-1115/10/ZK.

Jakie elementy zawiera prawidłowo wystawiona nota księgowa?

Do ujęcia dokumentu obciążeniowego w księgach rachunkowych wymagana jest prawidłowo wystawiona nota księgowa, zawierająca następujące elementy:

  • datę dokonania operacji,
  • podpis wystawcy dowodu,
  • rodzaj dowodu (np. nota księgowa),
  • numer identyfikacyjny,
  • wartość i opis transakcji.

Nota musi ponadto posiadać potwierdzenie weryfikacji oraz kwalifikacji ujęcia jej jako koszt podatkowy w KPiR wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej.

Nota obciążeniowa do obciążenia Dłużnika kosztami rekompensaty za opóźnienie w płatności

Wierzyciel już od pierwszego dnia po ustalonym terminie płatności ma prawo egzekwować od Kontrahenta zryczałtowaną rekompensatę za nieuregulowaną należność. Jej wysokość jest ściśle uzależniona od kwoty zobowiązania. Nota obciążeniowa do obciążenia Dłużnika kosztami rekompensaty za opóźnienie w płatności może mieć wysokość od 40 do 100 euro, co opisaliśmy w akapicie „Jaka rekompensata przysługuje wierzycielowi?”. Podane kwoty są ustalone w walucie euro i należy je każdorazowo przeliczyć na polskie złote. Przeliczenie odbywa się zgodnie ze średnim kursem PLN-EUR obowiązującym w ostatni dzień roboczy miesiąca, w którym należność stała się wymagalna.

FAQ – co warto wiedzieć na temat noty obciążeniowej?

Przedsiębiorcy często spotykają się ze zjawiskiem opóźnień w płatnościach. Na szczęście istnieje skuteczny sposób na egzekwowanie należności od spóźniających się Kontrahentów. Co warto wiedzieć na temat noty obciążeniowej?

Kto może zostać wystawcą noty księgowej?

Dokument wystawia właściciel firmy albo upoważniony pracownik.

Czy na nocie księgowej musi znajdować się podpis osoby odpowiedzialnej?

Odręczny podpis osoby odpowiedzialnej na nocie księgowej nie jest wymagany, gdyż nie stanowi ona dowodu zastępczego, ani potwierdzenia zmiany wysokości aktywów. Ważne jest jedynie ustalenie tożsamości stron.

Czy notę księgową można wysłać poprzez e-mail?

Na nocie księgowej nie jest wymagany odręczny podpis wystawcy dowodu, a więc można ją wysłać w formie elektronicznej poprzez e-mail.

Czy noty obciążeniowe muszą być wystawiane w kilku egzemplarzach?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami noty obciążeniowe należy wystawiać co najmniej w dwóch egzemplarzach – oryginał trafia do Kontrahenta, natomiast kopia pozostaje w dokumentacji prowadzonej przez Wierzyciela.

Czy nota uznaniowa, obciążeniowa i obciążeniowo-uznaniowa znaczy to samo?

Wymienione pojęcia mogą być używane zamiennie i znaczą to samo, co nota księgowa.

Czy zapłata rekompensaty wyklucza możliwość egzekwowania odsetek karnych?

Uregulowanie przez Kontrahenta należności z tytułu rekompensaty nie wyklucza możliwości egzekwowania przez Wierzyciela odsetek karnych.

Od czego zależy możliwość ujęcia noty obciążeniowej jako koszt podatkowy w KPiR?

Możliwość zakwalifikowania noty obciążeniowej jako koszt podatkowy w KPiR zależy od sposobu ujęcia dowodu. Musi być ona zgodna z kwalifikacją tzw. innych dowodów księgowych.

Czy notę obciążeniową w innej walucie niż polski złoty należy przeliczać na złotówki?

Jeżeli nota obciążeniowa dotyczy obcej waluty, to bezwzględnie musi być ona przeliczona na złotówki według kursu z dnia jej wystawienia.

Czy istnieje możliwość rezygnacji z dochodzenia odsetek i rekompensaty za koszty windykowania należności?

Oczywiście istnieje możliwość rezygnacji z dochodzenia odsetek i rekompensaty za koszty windykowania należności. Wierzyciel musi wówczas wystawić prawidłową notę księgową uznaniową.

Czy ubieganie się o rekompensatę za opóźnienie w płatności determinuje obowiązek opodatkowania tej kwoty podatkiem VAT?

Dochodzenie zryczałtowanej rekompensaty z tytułu opóźnienia w płatności nie wywołuje powstania obowiązku podatkowego i opłacania podatku VAT. Wierzyciel nie jest zobowiązany dokumentować tych kosztów.

Payhelp – Twoje wsparcie w windykacji zadłużenia bez wychodzenia z biura!

Nota obciążeniowa stanowi skuteczne narzędzie, umożliwiające dochodzenie należności za przeterminowane zobowiązania. Dużą zaletą dokumentu jest brak konieczności ręcznego podpisywania i możliwość wysyłki drogą elektroniczną. Jeżeli ponaglenie Dłużnika nie skłania go do zapłaty lub kontaktu celem polubownego rozwiązania sprawy, to warto zwrócić się o wsparcie do Payhelp. Pomożemy Ci w procesie windykacji należności online, bez wychodzenia z biura!

Zaznacz aby ocenić ten wpis
[Wszystkie: 7 Średnia: 4.9]

Jakich informacji szukasz?

Możemy Ci pomóc

KONTAKT

Masz pytania dotyczące usługi Payhelp?
Chętnie odpowiemy. Napisz do nas:

Napisz swoje pytanie i podaj swój e-mail w formularzu.

    Podaj numer telefonu - oddzwonimy

    Administratorem Pani/Pana danych osobowych podanych w powyższym formularzu jest właściciel platformy internetowej Payhelp - BEST S.A. z siedzibą w Gdyni przy ul. Łużyckiej 8a. Podane przez Panią/Pana dane będą przetwarzane w celu obsługi Pani/Pana zgłoszenia. Więcej informacji o przetwarzaniu danych osobowych

    Załóż darmowe konto